Tips voor acquisitie

Tips bij het aangaan en uitvoeren van een opdracht

Als zzp'er moet u een aantal zaken goed regelen vòòr u aan een opdracht begint. Zo voorkomt u moeilijkheden tijdens het werk en na afloop. Daarom hier een aantal belangrijke tips.

  1. Over verzekering en het melden van risico’s aan de opdrachtgever.
  2. Over welke werkzaamheden u precies doet, met welke materialen en tegen welk tarief.
  3. Over de inhoud van de offerte, met betalingstermijnen en het juiste btw-tarief. En dat u de offerte altijd getekend retour moet hebben ontvangen voordat u kunt beginnen. Voor een voorbeeld van 'algemene voorwaarden' achterop uw offerte kunt u bij FNV ZBo terecht.
  4. Over meer- en minderwerk dat u tegenkomt tijdens het uitvoeren van de opdracht: maak een aanvullende offerte en laat die ondertekenen door de opdrachtgever.
  5. Over de factuur en hoe FNV ZBo u ondersteunt bij incasso.

ad 1. Verzekering

• Als zelfstandig ondernemer is het belangrijk dat u verzekerd bent voor schade die ontstaat bij een opdrachtgever of een leverancier. Lees goed de voorwaarden van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering door en vraag aan uw verzekeringsadviseur of u verzekerd bent voor onderhanden werk.
Voor grote opdrachten kunt u zich verzekeren tegen schade aan een gebouw tijdens bouw of verbouwing met betrekking tot uitvoeringsfouten, materiaalgebreken of scheurvorming met een CAR (Construction All Risk)-verzekering. Informeer hiernaar bij uw verzekeringsadviseur.
• Belangrijk is ook om te weten dat u geacht wordt risico’s te zien en dit aan de klant te melden. Het betreft te verwachten gebreken door fout berekende tekeningen, materialen en ondergrond. Meld de waarschuwing ook schriftelijk inclusief de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever om door te gaan of weiger de opdracht. Na het tekenen voor akkoord bij de oplevering zijn op dat moment zichtbare gebreken voor risico van de opdrachtgever.

ad 2. Duidelijke afspraken over de werkzaamheden en het tarief

• Het is belangrijk om een opdracht zo duidelijk mogelijk af te spreken, zodat de klant precies weet wat er gaat gebeuren en onder welke voorwaarden. Dit voorkomt problemen achteraf. Het is goed om een aantal zaken door te lopen in het contact met de klant.
• Maak duidelijke en schriftelijk vastgelegde afspraken over:
- de werkzaamheden die u gaat uitvoeren en wat de klant eventueel zelf doet (bijv. afdekken, opruimen);

- welke materialen u zult gebruiken: het is in het algemeen af te raden om te werken met materialen die de klant zelf koopt, omdat die lang niet altijd beantwoorden aan de professionele standaarden van de zzp'er. Dus: niet aan beginnen of duidelijk vastleggen dat er geen enkele garantie op mogelijk is;

- de duur van de werkzaamheden (wanneer komt u, hoe laat en hoe lang);

- het moment van betalen: bijvoorbeeld 40% vooraf, 40% halverwege en 20% bij oplevering (de zzp'er moet het materiaal meestal voorfinancieren, dus is het redelijk als hij alvast over de brug komt) en de betalingstermijn.

- de prijs: bij het bepalen van uw tarief moet u rekening houden met een aantal factoren, zoals de kosten die u hebt voor verzekeringen (o.a. arbeidsongeschiktheid, bedrijfsaansprakelijkheid), pensioen, autokosten, acquisitie, administratie, belasting. U kunt een goed tarief rekenen als u ook vakwerk kunt bieden. Het is daarom voor het verkrijgen van opdrachten belangrijk als u kunt aangeven wat u kunt bieden.

ad 3. Inhoud offerte

• Zorg dat de gemaakte afspraken met de opdrachtgever op schrift staan. Bij een mondelinge overeenkomst kunt u uw recht niet bewijzen.
• Welke informatie moet opgenomen worden in de offerte?
- Uw gegevens: bedrijfsnaam en –adres, telefoon- en faxnummer, uw btw-nummer inschrijfnummer KvK, uw bankrekeningnummer.

- Een kernachtige omschrijving wat u voor de klant gaat doen: geef daarbij aan de plaats, benodigde tijd, omschrijving van uw werkzaamheden en wat de klant eventueel zelf doet, materialen en eventueel ook uitsluiting van werkzaamheden.

- De prijs: als werkzaamheden moeilijk zijn te begroten, dan kan een stelpost worden aangehouden. Ook is het goed om afspraken te maken over de uurprijs voor meer- en minderwerk. Dit voorkomt discussie.

- Het btw-bedrag dat u in rekening brengt. Op de website van FNV ZBo kunt u nadere informatie vinden over de werkzaamheden waar het 19%-tarief voor geldt en waar het 6%-tarief voor geldt.

- Het moment van betalen en de betalingstermijn(en). In verband met de liquiditeit van uw bedrijf (voor het inkopen van materiaal etc.) kunt u afspraken maken over tussentijdse betalingen. Anders is de opdrachtgever pas na de eindoplevering verplicht te betalen en is er tot die tijd ook onzekerheid of er wel betaald wordt.

Let op: De offerte moet getekend zijn alvorens u met het werk start.
• Bij de offerte moeten ook algemene voorwaarden worden overhandigd. Hierin staan de regels die van toepassing zijn op uw overeenkomst. Deze kunnen op de achterkant van uw offerte gedrukt worden, zodat de klant bij het tekenen van de offerte ook tekent voor ontvangst en toepassing van de algemene voorwaarden. Dat moet dan wel uitdrukkelijk op de voorkant vermeld worden. 

ad 4. Uitvoering en afronding van het werk

• Tijdens de werkzaamheden legt u meer- en minderwerk vast door ondertekening van de klant van de aangepaste of nieuwe offerte.
• Als de opdrachtgever in gebreke blijft van afgesproken tussentijdse betaling, moet u van tevoren aankondigen dat u uw werkzaamheden opschort. Voorkom discussies door dit schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail, aan te geven.
• Bij de oplevering laat u de opdrachtgever voor akkoord tekenen.

ad 5. Betaling

• U stuurt tijdig een factuur waarop alle vereiste gegevens zijn vermeld (bedrijfsgegevens, gegevens opdrachtgever, werkzaamheden volgens offerte, materialen, uren, meerwerk, btw).
• U houdt de betalingstermijnen in de gaten en onderneemt actie als de opdrachtgever niet tijdig betaalt. U neemt contact op om te informeren naar de reden. Wacht niet te lang met het sturen van een herinnering.
• Komt de opdrachtgever zijn betalingsverplichting niet na, dan moet u hem in gebreke stellen en vervolgens kunt u aangeven het uit handen te geven. Leden van FNV ZBo kunnen de bond inschakelen die vervolgens het incassotraject gaat starten. Dit is een gratis dienstverlening voor het lidmaatschap van FNV ZBo. Evenals begeleiding en bemiddeling en procesbijstand valt dit onder de gratis rechtshulp met betrekking tot uw werk als zzp'er.

Met het lidmaatschap van FNV ZBo bent u meteen verzekerd van gratis bedrijfsrechtshulp bij klussen die u voor ten minste 75% zelf uitvoert. Kijk voor meer informatie en aanmelden als lid van FNV ZBo op de website.